Endret: 11 okt 2016     Opprettet: 18 jan 2016

Retningslinjer for styrearbeid i UPB

Vedtatt i styremøte 31.08.2015

Disse retningslinjer er utarbeidet for å være et hjelpemiddel til valgte styrerepresentanter.

Det forventes at alle deltakerne i styret gjør seg kjent med og utviser lojalitet mot disse retningslinjene. Retningslinjene kan endres med flertallsvedtak i styret.

Formål:

Retningslinjene for styrearbeid skal bidra til å klargjøre de ønsker og krav som stilles til borettslagets tillitsvalgte. De skal danne grunnlag for en felles forståelse av hvordan styret som arbeidsgruppe skal samhandle, kommunisere og beslutte til beste for borettslaget.

Forvalteransvar for fellesmidler:

Styret og det enkelte styremedlem har ansvar for å forvalte borettslagets eiendom på best mulig måte. Det løpende vedlikehold av eiendommen skal bidra til at det ikke skjer verdiforringelse eller forfall. Økonomiske midler skal brukes på en måte som ivaretar beboernes interesser. Et godt resultat av de tillitsvalgtes arbeid har stor velferdsmessig og økonomisk betydning for beboerne.

Ansvar

Det samlede styret har ansvar for borettslagets ordinære drift. Styret har beslutningsmyndighet i alle saker som ikke er tillagt andre ifølge lover, forskrifter, vedtekter eller generalforsamlingsvedtak. Styrets medlemmer er ansvarlig for styrets fattede vedtak.

Styreleders ansvar, fullmakter og oppgaver

Styreleder er valgt særskilt av generalforsamlingen for å lede styrearbeidet og den daglige driften av borettslaget i tråd med fattede vedtak. Styreleder er, sammen med styret, ansvarlig for budsjettstyring og økonomioppfølging, innkaller til og leder styremøter, sikrer at styret fatter lovlige vedtak og sørger for at disse gjennomføres på en tilfredsstillende måte.

Styreleder har, sammen med styret, ansvar for at det legges frem beretning av styrets virksomhet for generalforsamlingen.

Styreleder har ansvar for at alle vedtak fra generalforsamlingen blir gjennomført. Styreleder har sammen med et styremedlem, anvisnings- og signaturrett for borettslaget. Styreleder ivaretar den daglige kontakten med forretningsfører. Styreleder ivaretar i egen regi og/eller ved delegering til styremedlemmer den daglige kontakten med ulike tjenesteleverandører.

Styreleder besvarer henvendelser til borettslaget enten ved brev eller epost. Styreleder representerer borettslaget utad.

Styremedlemmers ansvar, fullmakter og oppgaver

Styrets medlemmer deltar aktivt i styremøter, setter seg inn i aktuelle problemstillinger, drøfter innhold i styresaker og fatter beslutninger og viser lojalitet til disse.

Styrets medlemmer har et særskilt ansvar for å sette seg inn i forhold som angår tildelte oppgaver i forbindelse med driften av borettslaget og holder styreleder/styret løpende orientert om aktuelle forhold på disse områdene.

Styrets medlemmer skal bidra til åpen kommunikasjon. Alle forhold som vedrører borettslagets drift og styrets virksomhet, skal kun drøftes på styremøter eller i styreoppnevnte grupper, jfr. krav til taushetsplikt og lojalitet.

Hvis styret finner det hensiktsmessig, kan det oppnevnes nestleder og sekretær/referent. Disse velges blant styrets medlemmer.

Nestleder

Nestleder er stedfortreder for styreleder i dennes fravær. Dette forutsetter at leder og nestleder er gjensidig oppdatert på aktuelle saker.

Lojalitet til borettslaget

Styrets medlemmer skal ivareta borettslagets interesser og kan i anledning rettshandel for laget ikke ta imot godtgjørelse fra andre enn laget. Det samme gjelder når det foreligger slike forhold for den tillitsvalgtes nære familie.

Habilitet

Den tillitsvalgte har selv ansvar for egen habilitet og plikter å si fra dersom det kan foreligge grunn til å reise spørsmål om denne. Tillitsvalget kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av saker der medlemmet selv eller nærstående har en personlig eller økonomisk særinteresse, jf lov om borettslag § 8 – 14.

Taushetsplikt

Styrets medlemmer er underlagt taushetsplikt om styreinterne forhold som en blir kjent med i utøvelsen av sitt styreverv, jf. lov om borettslag § 13-1.

Personlig atferd

Styremedlemmer skal bidra til god samhandling i styret slik at styremøtene oppleves som gode og konstruktive for alle parter. Medlemmene skal opptre hensynsfullt, aktsomt og varsomt i sin kontakt med beboere og andre aktører man har kontakt med i sin rolle som styremedlem. Det forutsettes at den enkelte opptrer lojalt mot øvrige styremedlemmer og tidligere fattede vedtak.

Styremøtets form

Styreleder innkaller til styremøter og utarbeider dagsorden. Styremedlemmers fravær skal meldes til styreleder slik at varamedlem eventuelt kan innkalles.

Inntreden i styret i valgperioden

Ved frafall av valgte styremedlemmer innkaller styreleder varamedlem. Innsatt varamedlem fungerer som styremedlem frem til neste generalforsamling.

Kommunikasjon

Styret sørger for at det blir gitt løpende informasjon om aktuelle saker til andelseierne. Skriftlige henvendelser til styret skal behandles snarest mulig. Alle henvendelser fra styret/borettslaget til eksterne parter skal skje på formelt riktig måte. Brev skal undertegnes av styreleder og eventuelt det styremedlem som er saksbehandler.

Styreleder er ansvarlig redaktør for hjemmesiden og er mediekontakt for borettslaget.

Økonom i

Styret har ansvar for å utarbeide årlig driftsbudsjett. Styret fremlegges årsregnskap til godkjenning av generalforsamlingen.

For å sikre konkurranse og effektiv ressursbruk, bør man benytte anbud/tilbud ved utførelse av arbeid for borettslaget. For enkeltstående eller løpende oppdrag eller arbeider som utgjør større beløp bør dette benyttes. Dersom styret finner det hensiktsmessig å fravike regelen i enkeltsaker, skal dette opplyses i lagets årsberetning.

Attestasjon og anvisning av utbetalinger

Alle utbetalinger skal attesteres og anvises. Attestasjon er en bekreftelse på at varen/tjenesten er levert. Anvisning er godkjennelse av at kostnaden gjelder borettslaget og kan utbetales. Styreleder sammen med et styremedlem har attestasjon/anvisningsrett. Ingen kan anvise utbetalinger til seg selv.

Honorar

Styrehonorar fastsettes av generalforsamlingen og kommer til utbetaling etter godkjent årsregnskap.

Styret fordeler det samlede honoraret blant styrets medlemmer ved styrevedtak. Ved fravær fra styremøter, kan honoraret reduseres. Dette gjelder også dersom styremedlemmet ikke kan ivareta sine tildelte oppgaver.